Poniższa lista powstała z audytów przeprowadzonych w firmach o profilu handlowym, usługowym i produkcyjnym. Kolejność odpowiada stosunkowi efektu do trudności wdrożenia.
1. Raporty cykliczne
Ktoś co poniedziałek pobiera dane z trzech systemów, wkleja do arkusza i wysyła mailem. Wdrożenie: kilka dni. Efekt: kilka-kilkanaście godzin miesięcznie i raport zawsze o tej samej porze.
2. Wprowadzanie zamówień
Zamówienia z maila, formularza lub arkusza trafiające do systemu bez przepisywania. Wdrożenie: 4-8 tygodni. Efekt: 60-80% dokumentów bez udziału człowieka.
3. Obieg faktur kosztowych
Odczyt danych, walidacja, akceptacja, zapis w księgowości. Wdrożenie: 4-6 tygodni. Efekt: skrócenie obsługi dokumentu z minut do sekund.
4. Klasyfikacja i kierowanie zgłoszeń
Wiadomości i zgłoszenia rozdzielane automatycznie do właściwych zespołów, z rozpoznaniem pilności. Wdrożenie: 2-3 tygodnie. Efekt: krótszy czas pierwszej reakcji, mniej spraw "leżących" w skrzynce ogólnej.
5. Synchronizacja danych między systemami
Stany magazynowe, ceny, kartoteki kontrahentów aktualizowane w jednym miejscu i rozsyłane do pozostałych. Wdrożenie: 3-6 tygodni. Efekt: koniec rozbieżności między sklepem a magazynem.
6. Onboarding pracownika
Jedno zgłoszenie uruchamia: założenie kont, nadanie uprawnień, zamówienie sprzętu, plan pierwszego tygodnia, przypomnienia dla opiekuna. Wdrożenie: 2-4 tygodnie. Efekt: nowa osoba ma wszystko pierwszego dnia.
7. Przypomnienia o płatnościach
Monitorowanie terminów, wysyłka przypomnień w ustalonych odstępach, eskalacja po przekroczeniu progu. Wdrożenie: 1-2 tygodnie. Efekt: skrócenie średniego czasu spływu należności.
8. Kwalifikacja zapytań ze strony
Wzbogacenie zgłoszenia o dane firmy, ocena dopasowania do profilu, przypisanie do handlowca i utworzenie zadania w CRM. Wdrożenie: 2-3 tygodnie. Efekt: krótszy czas kontaktu i mniej zapytań pozostawionych bez odpowiedzi.
9. Publikacja treści w wielu kanałach
Jeden materiał rozsyłany do serwisu, newslettera i kanałów społecznościowych, z dostosowaniem formatu. Wdrożenie: 1-2 tygodnie. Efekt: kilka godzin miesięcznie i spójność komunikatów.
10. Zbieranie i porządkowanie dokumentów projektowych
Załączniki z korespondencji trafiające automatycznie do właściwych katalogów projektu, z nazwą według ustalonego schematu. Wdrożenie: 1-2 tygodnie. Efekt: koniec szukania "tej ostatniej wersji".
Najczęstsze pytania
Nie ma progu uniwersalnego - liczy się iloczyn liczby spraw i czasu obsługi. 100 spraw po 20 minut jest lepszym kandydatem niż 2000 spraw po 15 sekund.
Można, ale przy pierwszym wdrożeniu odradzamy. Jeden proces doprowadzony do końca buduje zaufanie zespołu; trzy równoległe zwykle kończą się trzema wdrożeniami na 70%.
