Klient: firma produkcyjna, 320 pracowników, dwuosobowy dział HR, około 25 rekrutacji rocznie na stanowiska produkcyjne i biurowe.
Gdzie faktycznie uciekał czas
Pierwszym pomysłem klienta była automatyczna selekcja CV. Pomiar procesu pokazał jednak co innego: selekcja zajmowała około 15% czasu poświęcanego na rekrutację. Reszta to koordynacja terminów, przypominanie menedżerom o zaległych opiniach, informowanie kandydatów i przygotowywanie dokumentów dla osoby zatrudnionej.
Co zautomatyzowano
1. Przyjęcie zgłoszenia i potwierdzenie
Każde zgłoszenie trafia do jednego miejsca (formularz i skrzynka), kandydat otrzymuje potwierdzenie z informacją o terminie odpowiedzi. Wcześniej potwierdzenia wysyłano ręcznie i nieregularnie.
2. Umawianie rozmów
Po zakwalifikowaniu kandydat dostaje link do wyboru terminu z dostępnych okien w kalendarzach rekrutera i menedżera. Wybór terminu tworzy spotkanie i wysyła zaproszenia. To jeden przepływ, który wyeliminował większość wymiany maili.
3. Zbieranie opinii po rozmowie
Godzinę po spotkaniu menedżer dostaje krótki formularz z pytaniami. Brak odpowiedzi po dwóch dniach oznacza przypomnienie, po czterech - informację do dyrektora. Średni czas oczekiwania na opinię spadł z sześciu dni do niecałych dwóch.
4. Komunikacja o statusie
Kandydaci odrzuceni otrzymują wiadomość w ciągu jednego dnia od decyzji, a nie po zakończeniu całego procesu. Kandydaci w toku - informację o kolejnym etapie i przewidywanym terminie.
Czego świadomie nie automatyzowano
Ocena merytoryczna kandydata została w całości po stronie ludzi. Odrzucono też pomysł filtrowania zgłoszeń po słowach kluczowych - ryzyko odsiania dobrych kandydatów uznano za nieakceptowalne. Z automatycznych rozmów wideo z oceną zrezygnowano z dwóch powodów naraz: doświadczenia kandydata i ryzyka prawnego.
Wyniki po dwóch kwartałach
| Wskaźnik | Przed | Po |
|---|---|---|
| Średni czas rekrutacji (od ogłoszenia do decyzji) | 34 dni | 20 dni |
| Czas oczekiwania na opinię menedżera | 6 dni | 1,8 dnia |
| Kandydaci rezygnujący w trakcie procesu | 23% | 11% |
| Czas pracy HR na jedną rekrutację | 19 h | 11 h |
Najciekawszy okazał się spadek rezygnacji. Kandydaci nie odchodzili z powodu długiej procedury jako takiej, ale z powodu ciszy - braku informacji, co się dzieje i kiedy będzie decyzja.
Najczęstsze pytania
Przepływy w n8n, kalendarze i poczta z pakietu firmowego, arkusz jako rejestr kandydatów w pierwszym etapie, później prosty system ATS. Świadomie zrezygnowano z wdrażania rozbudowanego systemu na starcie.
Sześć tygodni, w tym dwa tygodnie na uporządkowanie samego procesu przed automatyzacją.
